Dlaczego proof of address jest odrzucany: imię i nazwisko, adres, terminy i kompletność dokumentów
Klient przesłał umowę najmu, ale serwis odpowiedział: proof of address rejected. Umowa jest ważna, wynajmujący istnieje, a nieruchomość została wskazana prawidłowo. Pojawia się pokusa, aby uzyskać jeszcze jedno zaświadczenie i ponownie przesłać dokumenty. Dodatkowy dokument pomoże jednak tylko wtedy, gdy odmowa wynika z niekompletnego zestawu dokumentów.
Przyczyna może być inna: w profilu wskazano inny adres, umowa została zawarta na spółkę zamiast na właściciela konta osobistego, upłynął dopuszczalny okres ważności rachunku za media albo serwis weryfikuje nie sam najem, lecz prawo pobytu w danym kraju. Aby ponownie przejść weryfikację, należy najpierw ustalić, jaką dokładnie rozbieżność wykrył odbiorca.
Nie przesyłaj ponownie tego samego pliku bez sprawdzenia żądania
Zacznij od wiadomości e-mail lub powiadomienia na koncie użytkownika. Mogą być w nim wskazane rodzaj wymaganego dokumentu, adres wymagający potwierdzenia oraz termin jego przesłania. Jeżeli wiadomość jest krótka, sprawdź sekcję weryfikacji: być może pojawiło się tam bardziej szczegółowe żądanie.
Następnie otwórz odrzucony plik i porównaj go z danymi konta. Pozwala to podzielić problemy na trzy grupy:
- Niewłaściwy dokument. Na przykład przesłano wypis potwierdzający własność nieruchomości, mimo że serwis wymagał dokumentu wystawionego na nazwisko osoby mieszkającej pod danym adresem.
- Właściwy rodzaj dokumentu, ale brakuje w nim informacji. W umowie nie ma daty zakończenia najmu, brakuje strony z podpisami albo zdjęcie zasłania adres.
- Dane są sprzeczne z profilem. Na koncie wskazano jeden numer mieszkania, a w umowie inny; dokument został wystawiony na spółkę, podczas gdy weryfikowany jest osobisty adres jej dyrektora.
Każda z tych grup wymaga innego sposobu rozwiązania problemu. Dodatkowy wypis z rejestru nie zastąpi brakującego podpisu na umowie, a nowe zdjęcie umowy nie poprawi błędnego adresu w profilu.
Imię i nazwisko: kto powinien być wskazany w dokumencie
Przy weryfikacji adresu osobistego serwis zazwyczaj oczekuje potwierdzenia związku dokumentu z właścicielem konta. Jeżeli umowę najmu podpisał małżonek, partner lub spółka, należy najpierw ustalić, czy odbiorca akceptuje taki dokument i jakie dodatkowe potwierdzenie relacji będzie wymagane.
Znaczenie ma również sposób zapisu imienia i nazwiska. Porównaj umowę z danymi w profilu oraz dokumentem tożsamości: czy nie pominięto części imienia lub nazwiska, czy nie zastosowano innej transliteracji oraz czy kolejność nazwiska i imienia jest zgodna. Jeżeli zapis różni się z obiektywnego powodu, lepiej zapytać dział wsparcia, w jaki sposób wyjaśnić tę różnicę, niż samodzielnie modyfikować skan dokumentu.
W przypadku weryfikacji biznesowej sytuacja może wyglądać inaczej. Wise Business w niektórych przypadkach dopuszcza dokument wystawiony na właściciela lub osobę zarządzającą spółką pod adresem prowadzenia przez nią działalności, jednak takich warunków nie należy automatycznie odnosić do każdego serwisu i każdego rodzaju konta.
Adres: czy zgadza się cały adres, a nie tylko miasto
W przypadku proof of address zazwyczaj nie wystarczy zgodność kraju i ulicy. Serwis porównuje dokument z adresem podanym w profilu, w tym numerem budynku i mieszkania. W gruzińskich dokumentach dodatkowo mogą występować różnice pomiędzy zapisem adresu w języku gruzińskim a jego zapisem alfabetem łacińskim.
Sprawdź każdy element: miasto, ulicę, numer budynku, numer korpusu, mieszkanie oraz kod pocztowy, jeżeli jest używany. Jeżeli w umowie podano pełny adres, a na koncie jedynie budynek bez numeru mieszkania, odbiorca może nie być w stanie potwierdzić dokładnej zgodności. Należy poprawić to źródło, w którym znajduje się błąd, zgodnie z procedurą danego serwisu dotyczącą aktualizacji profilu.
Nie należy również mylić adresu zameldowania z adresem zamieszkania. Wise zaleca podawanie na koncie osobistym adresu zamieszkania. Posiadanie zameldowania lub umowy najmu w innym miejscu nie oznacza automatycznie, że jest to aktualny adres, który serwis próbuje zweryfikować.
Termin: kiedy dokument został wystawiony i czy najem nadal obowiązuje
Różne rodzaje dokumentów mają różne wymagania dotyczące terminów. W przypadku umowy najmu ważne jest, czy nadal obowiązuje oraz czy widoczne są daty jej rozpoczęcia i zakończenia. W przypadku rachunku za media lub wyciągu bankowego sprawdzana jest data wystawienia. Payoneer na przykład wskazuje, że rachunek składany wraz z umową najmu nie powinien być starszy niż trzy miesiące.
Starszy rachunek nadal może potwierdzać, że nieruchomość istnieje, ale może nie spełniać wymogu przedstawienia aktualnego dokumentu. Z kolei aktualny wypis potwierdzający własność nieruchomości nie przedłuża wygasłej umowy najmu.
Jeżeli weryfikacja się przedłużyła i dokument utracił aktualność, warto zapytać serwis, czy potrzebny jest nowy plik. Nie należy zmieniać dat na wcześniej wystawionym dokumencie: nowa data powinna odpowiadać rzeczywiście zawartemu przedłużeniu umowy lub nowemu rachunkowi.
Kompletność: jakich stron i załączników brakuje
Podczas fotografowania dokumentów telefonem łatwo pominąć odwrotną stronę, stronę z opisem lokalu lub stronę z podpisami. Czasami plik jest dobrze czytelny u nadawcy, ale po przesłaniu zostaje skompresowany do tego stopnia, że odczytanie adresu staje się niemożliwe.
Przed ponownym przesłaniem sprawdź, czy widoczne są:
- Wszystkie strony umowy, w tym załącznik zawierający pełny adres.
- Imiona i nazwiska stron, podpisy oraz daty obowiązywania najmu.
- Dane rachunku za media: dostawca, data, adres oraz imię i nazwisko odbiorcy.
- Pełne krawędzie każdej strony, bez przyciętych wierszy i zaciemnionych fragmentów.
- Wszystkie dokumenty wyraźnie wymienione w żądaniu serwisu.
Payoneer wymaga przesłania kompletnego, czytelnego dokumentu w kolorze. Wise wśród przyczyn odmowy wskazuje również ukryte informacje, utratę ważności dokumentu oraz niezgodność danych konta z dokumentem. Jeżeli formularz przesyłania nie pozwala na dodanie kilku oddzielnych plików, przygotuj komplet w dozwolonym formacie, zachowując wszystkie wymagane strony.
Co zrobić, jeśli dokumenty są prawidłowe, a odmowa się powtarza
Nie każda odmowa dotyczy jakości proof of address. Wise może oddzielnie weryfikować prawo pobytu w danym kraju i w tym celu wymagać odpowiedniego dokumentu urzędowego. Serwis finansowy może również poprosić o informacje dotyczące działalności, jej właścicieli lub charakteru płatności. Takich weryfikacji nie można przejść za pomocą umowy najmu, nawet jeśli jest ona bezbłędna.
Jeżeli przyczyna nie jest jasna, poproś o wyjaśnienie za pośrednictwem oficjalnego kanału wsparcia i wskaż, jaki dokument został już przesłany. Lepiej zapytać, który konkretnie warunek nie został spełniony, niż z góry wysyłać kolejny zestaw plików. Jednocześnie informacje dotyczące faktycznego miejsca zamieszkania i prowadzonej działalności muszą pozostać zgodne z rzeczywistością: obowiązująca umowa najmu sama w sobie nie stanowi podstawy do wskazywania adresu, z którego klient faktycznie nie korzysta w odpowiedni sposób.
Po otrzymaniu odpowiedzi można wybrać właściwe działanie: poprawić dane w profilu, przygotować kompletną umowę, uzupełnić ją dopuszczalnym utility bill lub wybrać inny dokument z listy serwisu. W ten sposób ponowne złożenie dokumentów staje się rozwiązaniem konkretnego problemu, a nie kolejną próbą odgadnięcia wymagań osoby przeprowadzającej weryfikację.