Dlaczego firmy IT przechodzą na abonamentową obsługę prawną

Jeszcze kilka lat temu stała obsługa prawna kojarzyła się przede wszystkim z dużymi korporacjami, które posiadały własny dział prawny i realizowały znaczną liczbę wewnętrznych zadań.

Obecnie sytuacja stopniowo się zmienia. Coraz częściej model abonamentowej obsługi prawnej wybierają startupy, firmy SaaS, twórcy aplikacji mobilnych oraz inne przedsiębiorstwa z branży IT, które jeszcze kilka lat temu korzystały z pomocy prawników wyłącznie przy realizacji pojedynczych zadań.

Przyczyna nie leży w większej złożoności przepisów. Zmieniło się samo podejście do rozwoju produktów cyfrowych. Firmy szybciej uruchamiają nowe usługi, częściej współpracują z zagranicznymi klientami, korzystają z modeli subskrypcyjnych, angażują wykonawców z różnych krajów i regularnie rozwijają swoje produkty. Wraz z tym kwestie prawne przestają być wyjątkiem i stają się częścią codziennej działalności przedsiębiorstwa.

Dlatego coraz więcej firm odchodzi od modelu „zwrócić się do prawnika, gdy pojawi się problem” na rzecz stałego wsparcia prawnego.

Dlaczego model jednorazowej współpracy stopniowo traci na skuteczności

Jednorazowe konsultacje nadal cieszą się dużym zainteresowaniem i w wielu przypadkach są w pełni uzasadnione.

Jeżeli konieczne jest sprawdzenie pojedynczej umowy, przygotowanie dokumentu lub uzyskanie porady w konkretnej sprawie, korzystanie ze stałej obsługi prawnej rzeczywiście nie jest konieczne.

Jednak wraz z rozwojem firmy pojawia się inna cecha. Zadania prawne przestają funkcjonować w oderwaniu od siebie. Nowa umowa powinna uwzględniać już obowiązujące porozumienia, uruchomienie produktu powinno być zgodne z wcześniej przygotowaną dokumentacją, a zmiany w działalności firmy mogą jednocześnie dotyczyć kilku obszarów: prawa spółek, własności intelektualnej, ochrony danych osobowych oraz relacji umownych z klientami.

Gdy każda kwestia jest rozwiązywana oddzielnie, firma musi ponownie wyjaśniać specyfikę swojej działalności, kompletować dokumenty i wprowadzać nowego specjalistę w kontekst projektu. W rezultacie rosną nie tylko koszty obsługi, ale również czas potrzebny na podejmowanie decyzji.

Jak zmienia się obciążenie prawne wraz z rozwojem firmy

Rozwój przedsiębiorstwa rzadko wiąże się z jednym dużym projektem prawnym. Znacznie częściej liczba niewielkich zadań stopniowo rośnie, aż staje się elementem codziennej działalności.

Przykładowo, na początku firma potrzebuje przygotować umowę z pierwszym klientem korporacyjnym. Następnie pojawiają się wykonawcy, powstaje konieczność uregulowania przeniesienia praw własności intelektualnej, przygotowania dokumentacji dla produktu cyfrowego, weryfikacji warunków umowy międzynarodowej lub oceny wymagań RODO przed wejściem na rynek europejski.

Każde z tych zadań może wydawać się nieistotne samo w sobie. Łącznie tworzą jednak stałe obciążenie prawne, które wymaga systemowego podejścia.

Dlatego wiele firm dochodzi do wniosku, że bardziej efektywna jest współpraca z prawnikiem, który zna już produkt i wewnętrzne procesy przedsiębiorstwa, niż każdorazowe rozpoczynanie współpracy praktycznie od zera.

Kiedy stała obsługa prawna jest rzeczywiście uzasadniona

Abonamentowa obsługa prawna nie jest odpowiednia dla każdej firmy. Jeżeli kwestie prawne pojawiają się kilka razy w roku, jednorazowe konsultacje pozostają rozsądnym i ekonomicznie uzasadnionym rozwiązaniem.

Stałe wsparcie prawne staje się zasadne w sytuacjach, gdy firma:

• regularnie uzgadnia umowy z klientami i wykonawcami,
• współpracuje z zagranicznymi klientami lub działa w kilku jurysdykcjach,
• rozwija platformę SaaS, aplikację mobilną lub inny produkt cyfrowy,
• regularnie przetwarza dane osobowe użytkowników,
• rozbudowuje zespół i uruchamia nowe kierunki działalności.

Wspólną cechą wszystkich tych sytuacji jest to, że kwestie prawne przestają być wyjątkiem i stają się częścią bieżącej działalności operacyjnej przedsiębiorstwa.

Dlaczego model abonamentowej obsługi staje się coraz bardziej popularny

Główna przyczyna nie sprowadza się wyłącznie do kosztów usług. Dla współczesnych firm IT kluczowe znaczenie ma szybkie podejmowanie decyzji i unikanie konieczności ponownego wyjaśniania kontekstu każdemu nowemu specjaliście.

Gdy prawnik dobrze rozumie produkt, zna model umowny firmy i jest zaznajomiony ze specyfiką wewnętrznych procesów, większość bieżących kwestii można rozwiązać znacznie szybciej. Dodatkowo pojawia się możliwość omawiania potencjalnych ryzyk prawnych jeszcze przed uruchomieniem nowego projektu lub podpisaniem umowy, a nie dopiero po wystąpieniu problemu.

W praktyce firma zyskuje stałe wsparcie eksperckie, które rozwija się razem z przedsiębiorstwem i pomaga podejmować decyzje bez zbędnych opóźnień.