Rachunek w Armenii dla przedsiębiorcy IT: jak przygotować opis zagranicznych wpływów dla banku

Przedsiębiorca otwiera rachunek w Armenii i wskazuje w formularzu «tworzenie oprogramowania». Miesiąc później na rachunek wpływają płatności od spółki z Niemiec, amerykańskiej platformy oraz osoby fizycznej z innego kraju. Wszystkie są związane z IT, ale na podstawie pierwotnego opisu bank nie jest w stanie zrozumieć, kto i za co płaci przedsiębiorcy.

Przy otwieraniu rachunku bank potrzebuje nie tylko informacji o zawodzie klienta. Musi rozumieć planowaną działalność i móc porównywać przyszłe operacje z dokumentami oraz wyjaś nieniami właściciela rachunku. Dlatego przygotowanie do otwarcia rachunku obejmuje opis rzeczywistego przepływu pieniędzy: od umowy z klientem aż po wpływ środków na rachunek i późniejsze wydatki związane z działalnością.

Nie oznacza to, że każdą kwotę trzeba przewidzieć z dokładnością do jednego euro. Ważne jest, aby opisać model na tyle konkretnie, żeby pierwsze płatności nie wyglądały na nieoczekiwane w porównaniu z informacjami przekazanymi przez przedsiębiorcę podczas rejestracji.

Dlaczego sformułowanie «usługi IT» nie wystarczy

Pod pojęciem działalności IT mogą kryć się różne sposoby uzyskiwania dochodów. Deweloper otrzymuje wynagrodzenie za godziny pracy na podstawie umowy z jednym klientem. Studio wystawia faktury za poszczególne etapy projektu. Serwis SaaS przyjmuje niewielkie płatności od wielu użytkowników za pośrednictwem platformy płatniczej. Agencja otrzymuje pieniądze od klienta i opłaca pracę podwykonawców.

Dla banku modele te różnią się między sobą. Mają inną liczbę płatników, wysokość przelewów, tytuły wpływów oraz dokumenty, którymi można potwierdzić operacje. Wpływ od jednego klienta korporacyjnego łatwo powiązać z umową na tworzenie oprogramowania. Wypłatę od dostawcy usług płatniczych z tytułu subskrypcji trzeba będzie wyjaśnić za pomocą umowy z dostawcą oraz raportu sprzedaży, ponieważ nazwy użytkowników końcowych nie będą odpowiadały nadawcy przelewu bankowego.

Dlatego w opisie działalności lepiej unikać sformułowania «dowolne usługi w branży IT». Wydaje się ono uniwersalne, ale nie pomaga w weryfikacji konkretnej płatności.

Pięć pytań, na które powinien odpowiadać opis działalności

Bank może korzystać z własnego formularza i poprosić o dodatkowe informacje. Jednak podczas przygotowań przedsiębiorcy warto wcześniej opracować opis odpowiadający na pięć pytań:

1. Co dokładnie jest sprzedawane? Tworzenie produktu na zamówienie, wsparcie techniczne, licencja na oprogramowanie, dostęp do serwisu SaaS czy kilka odrębnych rodzajów działalności. Jeżeli działalność jest mieszana, warto wskazać główne źródła przychodów, zamiast łączyć wszystko pod pojęciem «konsultingu».
2. Kto płaci? Kilka spółek na podstawie bezpośrednich umów, duża liczba użytkowników za pośrednictwem dostawcy usług płatniczych czy platforma, która przekazuje przedsiębiorcy zgromadzone przychody. Jeżeli pieniądze wpływają od pośrednika, należy wyjaśnić jego rolę.
3. Skąd i jak często wpływają środki? Należy wskazać główne kraje płatników, waluty, przybliżoną liczbę przelewów miesięcznie oraz przewidywany zakres kwot. Sezonowość lub dużą płatność za określony etap projektu warto zaznaczyć wcześniej.
4. Na jakiej podstawie wystawiane są faktury? W przypadku tworzenia oprogramowania na podstawie umowy będą to umowa, specyfikacja zadania i faktura; w przypadku subskrypcji — warunki sprzedaży produktu oraz raporty platformy płatniczej. Tytuł przelewu bankowego powinien odpowiadać tym dokumentom.
5. Na co będą wydawane pieniądze? Opłacanie podwykonawców, infrastruktury chmurowej, narzędzi programistycznych, podatków oraz własnych wydatków przedsiębiorcy wymaga zrozumiałego przepływu środków po zaksięgowaniu przychodu.

Odpowiedzi nie muszą być długie. Dobry opis pozwala osobie, która nie zna produktu, odtworzyć typowy miesiąc działalności i zrozumieć pochodzenie każdego głównego rodzaju wpływów.

Jak zmienia się opis w zależności od modelu działalności IT

Tworzenie oprogramowania na zamówienie

Jeżeli przedsiębiorca współpracuje z dwoma lub trzema zagranicznymi klientami, podstawą opisu stają się usługi świadczone na podstawie poszczególnych umów, harmonogram faktur oraz przewidywane kwoty. Warto doprecyzować, czy klienci płacą co miesiąc, po odbiorze poszczególnych etapów czy z góry.

Załóżmy, że w formularzu wskazano dwóch stałych klientów z UE dokonujących płatności w euro. Pierwszy przelew od trzeciej spółki na znacznie wyższą kwotę może być zgodny z prawem, ale bank ma prawo poprosić o nową umowę i wyjaśnienie zmiany modelu. Dlatego nowe duże projekty lepiej od początku odpowiednio dokumentować, zamiast szukać dokumentów dopiero po otrzymaniu zapytania od banku.

Produkt SaaS i sprzedaż aplikacji

W tym przypadku płatnikiem widocznym na wyciągu bankowym często jest platforma płatnicza lub sklep z aplikacjami, mimo że przychód powstaje z zakupów dokonywanych przez wielu użytkowników. W opisie należy rozróżnić klientów końcowych od podmiotu przekazującego środki na rachunek.

Bank może potrzebować informacji o produkcie, sposobie sprzedaży, umowie z partnerem płatniczym oraz zasadach dokonywania wypłat. Szczególnie ważne jest wyjaśnienie, dlaczego kwota przelewu różni się od przychodu brutto widocznego w panelu sprzedażowym: przed wypłatą mogą zostać potrącone prowizje, zwroty oraz inne kwoty przewidziane w warunkach platformy.

Jeżeli produkt dopiero przygotowywany jest do uruchomienia, nie należy przedstawiać prognozy jako już istniejącego przychodu. Wystarczy opisać planowany model i oddzielnie wskazać, jakie operacje rzeczywiście rozpoczną się w najbliższym czasie.

Agencja z zagranicznymi klientami i podwykonawcami

W modelu agencyjnym bank widzi nie tylko płatności przychodzące, ale również regularne przelewy wychodzące do deweloperów, projektantów i innych wykonawców. Jeżeli przedsiębiorca otrzymuje od klienta 20 000 euro, a następnie przekazuje znaczną część tej kwoty kilku podwykonawcom, obie strony przepływu środków powinny odpowiadać zawartym umowom.

W tym przypadku ważne jest precyzyjne opisanie własnej roli. Agencja może być wykonawcą wobec klienta i samodzielnie angażować zespół. W innym modelu działa jako pośrednik. Tych relacji nie należy ze sobą mieszać: tytuł płatności przychodzącej oraz podstawy wypłat na rzecz podwykonawców będą różne.

Przykład opisu, który można zweryfikować na podstawie dokumentów

Przedsiębiorca zajmuje się tworzeniem aplikacji internetowych dla dwóch klientów korporacyjnych z Niemiec i Holandii. Płatności wpływają w euro co miesiąc na podstawie umowy i faktury, w przybliżonej wysokości od 4 000 do 8 000 euro od każdego klienta. Część zadań wykonują niezależni podwykonawcy, którym przedsiębiorca płaci na podstawie odrębnych umów. Płatności gotówkowe od klientów nie są planowane.

Taki tekst jest przydatny nie dlatego, że zawiera «właściwe» kraje lub kwoty. Wskazano w nim usługi, płatników, częstotliwość, walutę oraz dalszy sposób wykorzystania pieniędzy. Można go porównać z umowami i przyszłymi przelewami.

Jeżeli w rzeczywistości przedsiębiorca uzyskuje przychody z aplikacji za pośrednictwem platformy, nie powinien kopiować tego przykładu. Opis musi odzwierciedlać jego własny model, w przeciwnym razie już pierwsze wpływy będą sprzeczne z informacjami podanymi w formularzu.

Jakie dokumenty przygotować wraz z opisem

Dokładny wykaz dokumentów określa bank. Opublikowane warunki banków armeńskich przewidują weryfikację danych rejestracyjnych i mogą obejmować dodatkowe dokumenty dotyczące źródła środków oraz charakteru operacji. Dlatego przed złożeniem wniosku warto przygotować materiały potwierdzające kluczowe elementy opisu działalności:

• Dokumenty rejestracyjne. Pokazują, kto otwiera rachunek i w jakim charakterze prowadzi działalność. Dane właściciela rachunku powinny być zgodne z umowami i fakturami.
• Umowy z głównymi klientami lub platformami. Pozwalają ustalić, za co przedsiębiorca otrzymuje wynagrodzenie, kto przekazuje środki i w jaki sposób ustalana jest wysokość wynagrodzenia.
• Faktury, protokoły odbioru i raporty sprzedażowe. Pozwalają powiązać konkretną kwotę z usługą, etapem projektu lub okresem sprzedaży. W przypadku przychodów uzyskiwanych za pośrednictwem platformy szczególnie przydatny jest raport wyjaśniający sposób obliczenia przekazanej kwoty.
• Dokumenty dotyczące płatności wychodzących. Jeżeli część wpływów jest następnie przekazywana podwykonawcom, zawarte z nimi umowy pomagają wyjaśnić charakter takich przelewów.

Nie ma potrzeby wcześniejszego przesyłania bankowi każdego pliku roboczego ani korespondencji z klientem. Ważniejsze jest posiadanie dokumentów, które w spójny sposób potwierdzają zadeklarowany model działalności, oraz ustalenie z wybranym bankiem sposobu ich przekazania.

Co zrobić, jeśli model płatności się zmienił

Opis przedstawiany przy otwieraniu rachunku odzwierciedla działalność przewidywaną w danym momencie. Firma może pozyskać nowego klienta, wejść na inny rynek lub przejść od tworzenia oprogramowania na zamówienie do modelu subskrypcyjnego. Jest to normalny rozwój produktu, ale nowe operacje powinny mieć zrozumiałą podstawę.

Jeżeli zamiast dwóch comiesięcznych przelewów od znanych klientów zaczynają wpływać liczne wypłaty z marketplace’u, warto przygotować wyjaśnienie zmiany modelu oraz dokumenty platformy. To samo dotyczy jednorazowej dużej płatności, nowej waluty lub przelewów do podwykonawców w krajach, z którymi przedsiębiorca wcześniej nie współpracował.

Bank ocenia operacje nie tylko przy otwieraniu rachunku. Evocabank na przykład wyraźnie wskazuje, że realizacja przyjętego zlecenia płatniczego może zostać anulowana w przypadku braku podstaw potwierdzających pochodzenie środków lub innych niezgodności. Przygotowane umowy i spójny opis działalności zmniejszają prawdopodobieństwo długotrwałej wymiany dodatkowych wyjaśnień, ale nie gwarantują realizacji każdej płatności.

Od czego zacząć przed zwróceniem się do banku

Należy przygotować opis typowego miesiąca działalności: kto powinien zapłacić, za jaką pracę, na jaki rachunek, w jakiej walucie oraz jakie płatności przedsiębiorca planuje następnie wykonać. Następnie należy porównać ten opis z obowiązującymi umowami i przewidywanymi tytułami przelewów. Jeżeli w tym łańcuchu występuje niespójność — na przykład umowa została zawarta ze spółką, a rachunek jest otwierany na osobę fizyczną — należy ją rozwiązać przed otrzymaniem pierwszej płatności.

Bank warto wybrać po uporządkowaniu tego schematu. Wówczas można konkretnie zapytać o obsługę potrzebnych krajów i walut, dokumenty wymagane do otwarcia rachunku oraz obsługę danego rodzaju płatności międzynarodowych.