Luksemburg doprecyzował zasady ujawniania beneficjentów rzeczywistych spółek należących do trustów i fundacji

Luksemburski organ prowadzący rejestry opublikował wyjaśnienia dotyczące sposobu identyfikowania i ujawniania beneficjentów rzeczywistych spółki, której właścicielem jest trust lub fundacja. Nowe wytyczne są istotne nie tylko dla założycieli i zarządzających takimi strukturami, ale również dla spółek, których obsługa bankowa i korporacyjna zależy od aktualności informacji o beneficjentach rzeczywistych.

Wyjaśniamy, jakie osoby należy ujawnić, do którego rejestru należy przekazać informacje i co powinni sprawdzić właściciele istniejących struktur.

Jakie rejestry funkcjonują w Luksemburgu

W przypadku struktur luksemburskich ważne jest rozróżnienie dwóch rejestrów:

• RBE, czyli Registre des bénéficiaires effectifs, zawiera informacje o beneficjentach rzeczywistych luksemburskich spółek i innych osób prawnych
• RFT, czyli Registre des fiducies et des trusts, jest przeznaczony do gromadzenia informacji o trustach i strukturach powierniczych

Nowe wyjaśnienia Luxembourg Business Registers dotyczą przede wszystkim sytuacji, w której właścicielem luksemburskiej spółki jest trust lub fundacja. W takim przypadku nie wystarczy wskazać w RBE wyłącznie bezpośredniego wspólnika spółki: należy zidentyfikować osoby fizyczne stojące za daną strukturą.

Innymi słowy, łańcuch właścicielski nie powinien kończyć się na nazwie trustu, fundacji lub korporacyjnego podmiotu zarządzającego. Spółka musi ustalić, jakie osoby fizyczne ostatecznie czerpią korzyści ze struktury lub sprawują nad nią kontrolę.

Kogo należy uznać za beneficjenta rzeczywistego

Co do zasady beneficjentem rzeczywistym spółki jest osoba fizyczna, która bezpośrednio lub pośrednio posiada odpowiedni udział, dysponuje prawem głosu albo sprawuje kontrolę nad spółką w inny sposób.

Jeśli właścicielem spółki jest trust lub fundacja, krąg osób podlegających ujawnieniu określa się z uwzględnieniem struktury zarządzania i podziału uprawnień w ramach takiego podmiotu.

W RBE może być konieczne ujawnienie informacji o następujących osobach:

• założycielu trustu lub fundacji
• trustee, powierniku lub innym zarządzającym
• protektorze, jeśli taka funkcja została przewidziana w dokumentach struktury
• aktualnych beneficjentach
• potencjalnych beneficjentach lub kategorii osób, w których interesie utworzono strukturę
• innych osobach fizycznych sprawujących ostateczną kontrolę bezpośrednio, pośrednio lub w inny sposób

Sama nazwa stanowiska lub pełnionej funkcji nie zawsze daje pełną odpowiedź. Należy uwzględnić dokumenty założycielskie, uprawnienia uczestników, zasady powoływania i odwoływania zarządzających, prawo do wydawania wiążących poleceń, podział aktywów i inne mechanizmy kontroli.

Przykładowo dana osoba może nie posiadać bezpośrednio udziałów w spółce, ale mieć prawo do powoływania zarządzającego, blokowania decyzji lub określania zasad dysponowania aktywami. Takie uprawnienia również mogą mieć znaczenie przy ustalaniu ostatecznej kontroli.

Jakie informacje należy zgłosić

Zakres informacji zależy od konkretnego rejestru i statusu danej osoby. Co do zasady w odniesieniu do beneficjenta rzeczywistego należy przygotować:

• imię i nazwisko
• obywatelstwo lub kilka obywatelstw
• datę i miejsce urodzenia
• kraj zamieszkania
• pełny adres
• numer identyfikacyjny lub dane dokumentu tożsamości
• opis charakteru uczestnictwa
• wielkość udziału lub zakres innych praw majątkowych
• podstawę i sposób sprawowania kontroli

Ważne jest nie tylko zebranie danych formalnych, ale również zapewnienie ich spójności we wszystkich dokumentach. Informacje w RBE lub RFT nie powinny być sprzeczne z danymi w rejestrze przedsiębiorców, dokumentach trustu, ankiecie bankowej, schemacie struktury właścicielskiej ani informacjami wcześniej przekazanymi lokalnym usługodawcom.

Rozbieżności dotyczące adresów, obywatelstwa, nazw uczestników lub opisu kontroli mogą prowadzić do dodatkowej weryfikacji.

W jakim terminie należy aktualizować dane

Informacje o beneficjentach rzeczywistych muszą być na bieżąco aktualizowane. Jeśli zmienił się skład wspólników, adres, obywatelstwo, charakter kontroli lub inne zarejestrowane dane, aktualizację co do zasady należy zgłosić w ciągu miesiąca od wystąpienia odpowiedniego zdarzenia.

Termin ten ma znaczenie również dla istniejących struktur. Publikacja nowych wyjaśnień nie oznacza, że wszystkie spółki muszą automatycznie dokonać nowego wpisu. Jednak spółki należące do trustów lub fundacji powinny sprawdzić, czy wcześniej zgłoszone informacje odpowiadają aktualnemu podejściu organu prowadzącego rejestr.

Szczególnej uwagi wymagają sytuacje, w których w RBE wskazano wyłącznie trustee lub korporacyjny podmiot zarządzający, nie ujawniono założyciela, protektora albo określonych kategorii beneficjentów, a także przypadki, gdy struktura obejmuje kilka poziomów spółek, fundacji lub trustów. Weryfikacja jest również konieczna, gdy faktyczna kontrola różni się od formalnej własności lub gdy po pierwotnej rejestracji zmieniali się uczestnicy, zarządzający albo zasady podziału aktywów.

Jak przebiega weryfikacja informacji

Organ prowadzący rejestr może sprawdzić kompletność i wewnętrzną spójność zgłoszonych informacji już na etapie ich wprowadzania. Dlatego samo formalne wypełnienie wniosku bez analizy struktury może okazać się niewystarczające.

Spółka może zostać poproszona o wyjaśnienia lub dokumenty potwierdzające:

• łańcuch właścicielski
• status i uprawnienia każdego uczestnika
• sposób sprawowania kontroli
• podstawy uznania danej osoby za beneficjenta rzeczywistego
• powody, dla których określona osoba nie została wskazana w rejestrze

Spółka musi być w stanie wyjaśnić nie tylko, kogo wskazała, ale również w jaki sposób doszła do takiego wniosku.

W tym celu warto przechowywać wewnętrzną opinię dotyczącą beneficjentów rzeczywistych, aktualny schemat struktury oraz kopie dokumentów, na podstawie których ustalono krąg osób podlegających ujawnieniu.

Jakie konsekwencje grożą za nieaktualne dane

Luksemburg konsekwentnie zaostrza kontrolę nad aktualnością informacji w rejestrach korporacyjnych. W przypadku wykrycia nieprawidłowości spółka może najpierw zostać wezwana do aktualizacji danych.

Kara w wysokości 40 euro dziennie nie jest nakładana automatycznie po przekroczeniu miesięcznego terminu. Dotyczy ona odrębnej procedury przymusowego doprowadzenia danych do zgodności z wymaganiami i może być naliczana na późniejszym etapie, jeśli spółka nadal ignoruje wezwanie organu prowadzącego rejestr.

W przypadku długotrwałego niewykonywania obowiązków możliwe jest administracyjne wykreślenie wpisu z rejestru. Takie wykreślenie samo w sobie nie oznacza jednak automatycznej likwidacji spółki ani utraty przez nią osobowości prawnej. Może natomiast znacznie utrudnić dokonywanie czynności korporacyjnych, korzystanie z usług bankowych i współpracę z kontrahentami.

Czy oznacza to koniec poufności trustów

Trustu ani fundacji nie należy traktować jako narzędzia umożliwiającego ukrycie beneficjenta rzeczywistego przed organem prowadzącym rejestr, bankiem lub innym podmiotem realizującym obowiązki AML.

Jednocześnie ujawnienie informacji w rejestrze nie oznacza, że państwo automatycznie uzyskuje możliwość monitorowania wszystkich aktywów struktury i każdego przepływu środków. Nie oznacza to również, że pełen zakres informacji staje się bezwarunkowo dostępny dla każdej osoby.

Nowe wyjaśnienia zwiększają przejrzystość wobec organów państwowych i podmiotów profesjonalnych posiadających ustawową podstawę dostępu do informacji. Ich celem jest umożliwienie ustalenia konkretnych osób fizycznych, które czerpią korzyści lub sprawują kontrolę za pośrednictwem danej konstrukcji prawnej.

Dlatego same zmiany nie stanowią podstawy do pilnego przenoszenia trustu do innej jurysdykcji. Decyzję o restrukturyzacji należy podejmować z uwzględnieniem skutków podatkowych, miejsca zamieszkania uczestników, lokalizacji aktywów, infrastruktury bankowej, zasad dziedziczenia i celów samej struktury.

Co właściciele struktur powinni sprawdzić już teraz

Spółkom posiadającym powiązania z Luksemburgiem zaleca się:

1. Przygotować aktualny schemat własności i kontroli aż do poziomu osób fizycznych.
2. Określić, jakie informacje powinny znajdować się w RBE, a jakie należą do zakresu RFT.
3. Zweryfikować założyciela, zarządzających, protektora, beneficjentów i inne osoby posiadające uprawnienia kontrolne.
4. Porównać dane w rejestrach z dokumentami korporacyjnymi, dokumentami trustu i dokumentacją bankową.
5. Upewnić się, że zmiany, które nastąpiły w ostatnim okresie, zostały zgłoszone w wymaganym terminie.
6. Przygotować dokumenty wyjaśniające podstawy sprawowania kontroli przez każdą ujawnioną osobę.
7. Sprawdzić, czy nie jest konieczna jednoczesna aktualizacja informacji w banku, u agenta rejestrowego lub innego usługodawcy.