Dyrektor nominalny i beneficjent rzeczywisty: co warto wiedzieć przy rejestracji spółki za granicą

Przy rejestracji zagranicznej spółki właściciele czasami rozważają skorzystanie z usług dyrektora nominalnego jako sposobu na zwiększenie poufności struktury. Ważne jest jednak rozróżnienie dwóch kwestii: informacji dostępnych w publicznym rejestrze przedsiębiorców oraz informacji, które spółka ma obowiązek ujawnić bankowi, organowi rejestrowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi.

Dyrektor nominalny rzeczywiście może wykonywać określone funkcje korporacyjne i w przewidzianych przypadkach figurować w rejestrze zamiast faktycznego właściciela. Nie oznacza to jednak, że tożsamość beneficjenta rzeczywistego pozostaje nieznana bankowi lub organowi nadzorczemu.

Dla międzynarodowego biznesu kwestia ta jest szczególnie istotna przy otwieraniu firmowego rachunku bankowego i przechodzeniu procedur KYC/AML. Bank analizuje nie tylko formalnych dyrektorów i akcjonariuszy, ale również strukturę własności aż do beneficjenta rzeczywistego będącego osobą fizyczną. Dlatego usługę nominalną należy traktować jako narzędzie strukturyzacji korporacyjnej, a nie sposób na zapewnienie anonimowości właścicielowi biznesu.

Czym dyrektor nominalny różni się od beneficjenta rzeczywistego

Dyrektor nominalny i beneficjent rzeczywisty pełnią zasadniczo różne role.

Dyrektor nominalny to osoba, która formalnie zajmuje stanowisko dyrektora spółki i działa w granicach przyznanych jej uprawnień. Konkretny model zależy od przepisów danego kraju i zawartych dokumentów: dyrektor może podpisywać określone dokumenty korporacyjne, wykonywać funkcje administracyjne lub zapewniać spełnienie lokalnych wymogów dotyczących struktury spółki.

Beneficjent rzeczywisty, czyli UBO (Ultimate Beneficial Owner), to osoba fizyczna, która ostatecznie jest właścicielem spółki lub sprawuje nad nią kontrolę. Własność może być bezpośrednia, gdy dana osoba bezpośrednio jest akcjonariuszem lub wspólnikiem, albo pośrednia — na przykład poprzez łańcuch innych osób prawnych.

Dlatego samo nazwisko dyrektora w rejestrze przedsiębiorców nie odpowiada na pytanie, do kogo należy biznes. Podczas przeprowadzania kontroli compliance bank będzie ustalał beneficjenta rzeczywistego niezależnie od tego, czy w strukturze wykorzystywana jest usługa nominalna.

Dlaczego spółka może potrzebować dyrektora nominalnego

Samo korzystanie z usługi nominalnej nie oznacza próby ukrycia właściciela biznesu — taka struktura może mieć całkowicie praktyczne uzasadnienie.

Przykładowo w niektórych jurysdykcjach przepisy lub specyfika konkretnej struktury korporacyjnej mogą wymagać udziału lokalnego dyrektora. Usługa nominalna może być również wykorzystywana do wykonywania określonych funkcji administracyjnych na miejscu lub do ograniczenia zakresu informacji o właścicielu dostępnych właśnie w publicznym rejestrze przedsiębiorców.

W praktyce przyczyny mogą być następujące:

• spełnienie wymogów dotyczących lokalnego dyrektora lub obecności korporacyjnej, jeżeli są one przewidziane w wybranej jurysdykcji
• wykonywanie ograniczonego zakresu funkcji administracyjnych i korporacyjnych
• zapewnienie określonego poziomu poufności w źródłach publicznych, jeżeli pozwalają na to przepisy danego kraju
• utrzymanie struktury korporacyjnej w sytuacji, gdy właściciel stale przebywa w innym kraju

We wszystkich tych przypadkach należy jednak wcześniej określić uprawnienia dyrektora i prawidłowo uregulować relacje między stronami. Dyrektor nominalny nie powinien uzyskiwać niekontrolowanych możliwości dysponowania biznesem tylko dlatego, że jego nazwisko formalnie widnieje w dokumentach korporacyjnych.

Dlaczego usługa nominalna nie ukrywa UBO przed bankiem

Compliance bankowy opiera się na innej logice niż publiczny rejestr przedsiębiorców. Dla banku nie wystarczy ustalenie, kto zajmuje stanowisko dyrektora lub bezpośrednio posiada udziały w spółce. Bank musi zidentyfikować osoby fizyczne, które ostatecznie są właścicielami biznesu lub sprawują nad nim kontrolę.

Dlatego przy otwieraniu firmowego rachunku bankowego bank może zażądać dokumentów dotyczących nie tylko samej spółki, ale również jej właścicieli, a w przypadku wielopoziomowej struktury — dokumentów dotyczących całego łańcucha własności. W zależności od banku, jurysdykcji i struktury biznesu wymagane mogą być odpisy z rejestrów przedsiębiorców, dokumenty założycielskie, informacje o akcjonariuszach i dyrektorach, dokumenty UBO, potwierdzenie adresu, informacje o źródle środków i pochodzeniu kapitału.

Im bardziej złożona struktura, tym więcej uwagi zazwyczaj wymaga wyjaśnienie, w jaki sposób jest ona zorganizowana i kto faktycznie kontroluje spółkę. Istnienie holdingu, kilku poziomów osób prawnych lub dyrektora nominalnego samo w sobie nie musi stanowić problemu. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy dokumenty nie pozwalają w przejrzysty sposób ustalić struktury albo informacje przekazywane różnym uczestnikom procesu weryfikacji są ze sobą sprzeczne.

Jak ustala się beneficjenta rzeczywistego

W praktyce międzynarodowej często stosuje się próg udziału lub kontroli na poziomie 25%, jednak nie można traktować go jako uniwersalnej zasady obowiązującej w każdym kraju i w każdej sytuacji. Definicja UBO zależy od właściwych przepisów, a kontrola może być ustalana nie tylko na podstawie bezpośredniego posiadania udziałów.

Znaczenie mogą mieć na przykład pośrednie posiadanie udziałów poprzez inne spółki, prawa głosu, umowy między akcjonariuszami lub inne mechanizmy pozwalające osobie fizycznej faktycznie kontrolować osobę prawną.

Dlatego w przypadku złożonej struktury korporacyjnej nie wystarczy przeanalizować wyłącznie pierwszego poziomu akcjonariuszy. Należy prześledzić łańcuch własności aż do osób fizycznych i ustalić, kto spełnia kryteria beneficjenta rzeczywistego w danej jurysdykcji.

Ujawnianie beneficjenta rzeczywistego w Serbii

Wymogi dotyczące ujawniania UBO różnią się w zależności od kraju rejestracji spółki. W Serbii funkcjonuje Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, dlatego spółka powinna uwzględniać nie tylko wymagania bankowe, lecz także odrębne obowiązki dotyczące rejestracji i aktualizacji informacji o UBO.

Szczególnie ważne jest śledzenie zmian w przepisach. Wymogi dotyczące potwierdzania informacji o beneficjentach rzeczywistych stają się coraz bardziej szczegółowe, dlatego w przypadku zagranicznego właściciela nie wystarczy jedynie prawidłowo określić strukturę własności podczas rejestracji biznesu. Należy również dbać o aktualność informacji po utworzeniu spółki.

Jeżeli zmienia się właściciel, struktura własności lub inny istotny element struktury korporacyjnej, należy osobno sprawdzić, czy konieczna jest aktualizacja danych w rejestrze oraz w jakim terminie należy wykonać ten obowiązek.

Jak działa ujawnianie UBO w Gruzji

W Gruzji podejście do ujawniania informacji o beneficjentach rzeczywistych różni się od modelu serbskiego. Nie oznacza to jednak, że właściciel spółki pozostaje nieznany instytucjom finansowym.

Banki i inne podmioty zobowiązane identyfikują klientów zgodnie z wymogami AML/KYC. Dlatego przy otwieraniu firmowego rachunku bankowego bank będzie analizował strukturę własności i ustalał beneficjenta rzeczywistego niezależnie od tego, kto pełni funkcję dyrektora.

Dla właściciela biznesu praktyczny wniosek pozostaje taki sam: publiczna dostępność informacji korporacyjnych i ujawnianie UBO w ramach compliance to dwie różne kwestie. Struktura może zapewniać określony poziom poufności wobec osób trzecich, ale w relacjach z bankiem należy być przygotowanym na ujawnienie rzeczywistego łańcucha własności i potwierdzenie go dokumentami.

Jakie ryzyka wiążą się z korzystaniem z dyrektora nominalnego

Główne zagrożenie związane z usługą nominalną nie wynika z samego faktu korzystania z niej, lecz z nieprawidłowego ukształtowania uprawnień oraz niezgodności struktury korporacyjnej z wymaganiami konkretnej jurysdykcji.

Przed powołaniem dyrektora nominalnego warto sprawdzić:

1. Uprawnienia dyrektora. Jakie dokumenty może podpisywać, czy może dysponować rachunkiem bankowym i jakie decyzje wymagają odrębnego uzgodnienia z właścicielem.
2. Dokumentację. Prawa i obowiązki stron powinny zostać uregulowane w taki sposób, aby faktyczny model zarządzania odpowiadał dokumentom korporacyjnym i właściwym przepisom.
3. Ujawnianie UBO. Należy wcześniej ustalić, komu i w jakim zakresie trzeba przekazać informacje o beneficjencie rzeczywistym.
4. Compliance bankowy. Struktura powinna być zrozumiała dla banku i potwierdzona spójnym zestawem dokumentów.
5. Zmianę okoliczności. Należy przewidzieć procedurę zmiany dyrektora, zakończenia jego uprawnień oraz działania w sytuacji, gdy usługa nominalna przestanie być potrzebna.

Szczególnie ryzykowna jest sytuacja, w której dyrektor nominalny otrzymuje szerokie uprawnienia bez wystarczających mechanizmów kontroli. W takim przypadku narzędzie, które miało rozwiązać problem administracyjny, samo staje się źródłem ryzyka korporacyjnego.

Jak zbudować strukturę przed rejestracją spółki

Kwestię dyrektora nominalnego najlepiej rozstrzygnąć równocześnie z wyborem jurysdykcji, struktury korporacyjnej i przyszłego banku. Jeżeli najpierw zostanie zarejestrowana spółka, a dopiero później podejmowane będą próby dostosowania jej do wymogów banku lub zasad ujawniania UBO, struktura może wymagać dodatkowych zmian.

Przed rejestracją należy ustalić beneficjentów rzeczywistych, zbudować łańcuch własności, sprawdzić wymagania wybranego kraju dotyczące dyrektorów i beneficjentów oraz ustalić, czy usługa nominalna rzeczywiście rozwiązuje konkretny problem praktyczny. Jeżeli jej jedynym celem jest ukrycie właściciela przed kontrolą bankową, taki model od początku pozostaje w sprzeczności z logiką współczesnych procedur AML/KYC.

Dla międzynarodowego biznesu ważniejszy od braku nazwiska właściciela w poszczególnych źródłach publicznych jest przewidywalny charakter całej struktury: organ rejestrowy otrzymuje niezbędne informacje, bank rozumie pochodzenie biznesu i kapitału, a uprawnienia dyrektora nie stwarzają zagrożenia dla faktycznego właściciela.