Dlaczego firmy SaaS rozpoczynają przygotowania do zgodności z RODO nie od tego, od czego powinny

Kiedy firma SaaS rozpoczyna przygotowania do wejścia na rynek europejski, w pierwszej kolejności zwykle przypomina sobie o Privacy Policy, Cookie Banner oraz zgodach na przetwarzanie danych osobowych.

To logiczne podejście — właśnie te dokumenty są najczęściej wspominane w artykułach dotyczących RODO. Problem polega jednak na tym, że same w sobie nie zapewniają zgodności produktu z wymaganiami rozporządzenia.

W praktyce przygotowania do zgodności z RODO rozpoczynają się znacznie wcześniej. Jeszcze przed opracowaniem dokumentów należy zrozumieć, jakie dane gromadzi produkt, w jakim celu są wykorzystywane, gdzie są przechowywane oraz kto ma do nich dostęp. To właśnie na tym etapie większość firm popełnia pierwsze błędy.

Błąd nr 1. Rozpoczynanie od dokumentów, a nie od procesów

Jedną z najczęstszych sytuacji jest zamówienie Privacy Policy przez firmę, która jednocześnie nie potrafi dokładnie odpowiedzieć, jakie dane osobowe gromadzi produkt i w jaki sposób są one wykorzystywane.

Dokumenty powinny opisywać rzeczywiste procesy przetwarzania danych, a nie je zastępować. Jeżeli najpierw zostanie przygotowana dokumentacja prawna, a dopiero później analizowana architektura produktu, istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że dokumenty będą wymagały ponownego opracowania po pierwszym audycie lub wejściu na rynek europejski.

Błąd nr 2. Przekonanie, że Privacy Policy rozwiązuje kwestię zgodności z RODO

Privacy Policy jest jedynie jednym z elementów systemu ochrony danych osobowych. Organ nadzorczy interesuje nie tylko to, co zostało zapisane w dokumencie, ale również to, czy rzeczywiste funkcjonowanie produktu odpowiada jego treści.

Na przykład:

• czy użytkownik rzeczywiście może wycofać zgodę,
• czy dane są usuwane na żądanie,
• czy dostęp pracowników do danych osobowych jest odpowiednio ograniczony,
• na jakiej podstawie wykorzystywane są zewnętrzne usługi analityczne.

Jeżeli procesy nie odpowiadają opisowi zawartemu w dokumentach, samo posiadanie Privacy Policy nie ogranicza ryzyka prawnego.

Błąd nr 3. Nieuwzględnianie usług zewnętrznych

Praktycznie każdy nowoczesny produkt SaaS korzysta z usług zewnętrznych: infrastruktury chmurowej, systemów CRM, systemów płatności, narzędzi analitycznych, platform obsługi klienta czy narzędzi do wysyłki wiadomości e-mail. To właśnie za ich pośrednictwem bardzo często przetwarzana jest znaczna część danych osobowych użytkowników.

W praktyce firmy często koncentrują się wyłącznie na własnym produkcie i zapominają sprawdzić, w jaki sposób przetwarzanie danych jest organizowane przez podwykonawców oraz jakie relacje umowne należy z nimi odpowiednio uregulować.

Błąd nr 4. Przekonanie, że RODO dotyczy wyłącznie dużych firm

Kolejne powszechne błędne przekonanie dotyczy wielkości przedsiębiorstwa. Niewielki startup może przetwarzać znacznie więcej danych osobowych niż duża firma działająca w innej branży.

Dla stosowania RODO znaczenie ma nie liczba pracowników ani obrót przedsiębiorstwa, lecz sam fakt przetwarzania danych osobowych użytkowników z Unii Europejskiej.

Dlatego wymagania rozporządzenia należy uwzględniać już na etapie skalowania produktu, a nie dopiero po osiągnięciu określonej wielkości firmy.

Błąd nr 5. Odkładanie przygotowań do momentu pojawienia się pierwszych klientów z UE

Wiele firm SaaS uważa, że o RODO można pomyśleć dopiero po wejściu na rynek europejski. W praktyce właśnie takie podejście okazuje się zazwyczaj najbardziej kosztowne. Jeżeli produkt został już uruchomiony, każda zmiana — od mechanizmu rejestracji po zarządzanie zgodami użytkowników — wymaga zaangażowania programistów, przeprowadzenia testów oraz ponownego wdrożenia funkcjonalności.

Znacznie łatwiej uwzględnić te procesy wcześniej, kiedy architektura produktu wciąż się rozwija.

Co warto zrobić przed przygotowaniem dokumentów

Zanim rozpoczniesz opracowywanie Privacy Policy, Cookie Policy oraz innych dokumentów prawnych, warto odpowiedzieć na kilka pytań:

• Jakie dane osobowe gromadzi produkt?
• W jakim celu wykorzystywany jest każdy rodzaj danych?
• Gdzie dane są przechowywane i kto ma do nich dostęp?
• Jakie usługi zewnętrzne uczestniczą w ich przetwarzaniu?
• W jaki sposób użytkownik może zmienić lub usunąć swoje dane?

To właśnie odpowiedzi na te pytania stanowią podstawę do późniejszego przygotowania dokumentacji i pomagają uniknąć kosztownych zmian po uruchomieniu produktu.